Uso diversi metodi organizzativi sia cartacei che digitali. Tra questi vi è sicuramente Evernote che uso sin dai suoi arbori. Poichè ho sempre amato approfondire la tematica della produttività ho letto molti articoli e libri proprio su come usare Evernote per le più disparate funzioni.

Ebbene devo dire che dopo anni di utilizzo ho capito che il miglior modo di usare Evernote è quello di non fossilizzarsi su schemi altrui ma costruire un sistema che sia il più semplice e veloce possibile da usare.

Uso dei taccuini

Inizialmente tendevo a catalogare le note tramite i taccuini, un po’ come se avessi organizzato i file in cartelle gerarchicamente strutturate, ma con il passare del tempo mi sono accorto dei limiti di questo metodo:

  • perdita di tempo nel creare taccuini ad hoc
  • perdita di tempo nel voler catalogare note che avrebbero potuto essere presenti in più taccuini
  • impossibilità di una nota di essere in più taccuini contemporaneamente

Ora sto usando solo due taccuini:

  1. In entrata – dove inserisco le note appena create
  2. Archivio – dove finisce qualsiasi tipo di nota non appena ho deciso che i tag sono a posto

I tag: la nuova tendenza della catalogazione

Con la scoperta dei tag mi si è aperto un mondo. I tag sono etichette che posso creare istantaneamente e permettono la classificazione con un metodo differente rispetto ai taccuini e molto più veloce. In pratica si tratta di applicare ad ogni nota uno o più tag ovvero “etichette” rendendola facilmente reperibile. Ad esempio, poiché uso molto Evernote per salvare articoli o informazioni che mi saranno utili in momenti successivi può capitare che una nota abbia come tag:

  • to read
  • social media
  • facebook

In questo modo quando voglio dedicarmi alla lettura mi basta effettuare una comoda ricerca indicando “to read” e avrò a disposizione gli articoli che devo ancora leggere. Invece se voglio riprendere alcune informazioni che riguardano solo Facebook mi basterà scegliere quel tag per la ricerca.

I tag inoltre hanno molte caratteristiche che li rendono semplici e veloci da utilizzare:

  • sono illimitati
  • sono facili da gestire
  • possono essere cancellati e ricreati senza eliminare alcuna nota

Possono essere creati in fase di acquisizione, sia che si stia creando una nota con Evernote Web Clipper sia che la si stia creando via email. Per approfondire questi due sistemi vi rimando a questo articolo.

Non farò un elenco dei tag che utilizzo perchè credo sia più utile che ognuno li crei e modifichi in base alle proprie esigenze. Siccome è facilissimo applicare tag a più note contemporaneamente vedrai che la cosa migliore non è quella di focalizzarsi su un elenco fisso iniziale ma crearli man mano.

Come uso Evernote

Tra i diversi sistemi che uso per la gestione degli appunti vi è OneNote per tenere traccia delle mie lezioni e Trello per gestire le cose da fare nonché diversi supporti cartacei (che sono i miei preferiti), ma Evernote per me è fondamentale per salvare alcune cose in particolare ad esempio

  • articoli e post da leggere in un secondo momento
  • email importanti (se pensi che sia sicuro conservare una mail come documento ti sbagli di grosso..)
  • elementi di tendenza magari in ambito grafico o creativo oppure curiosità che non avrebbe avuto senso organizzare in cartelle

Altri possibili modi di utilizzo

Conosco esaltati di Evernote che lo utilizzano con una tale passione che spesso ha del preoccupante. Io sono convinto che sia uno strumento utilissimo ma che diventi ancora più utile se utilizzato senza doverlo forzare a fare cose per il quale non è portato (come ad esempio l’implementazione del metodo GTD).

Detto questo ti voglio dare alcuni spunti su come potrebbe essere utilizzato per avere sempre sottomano:

  • elenchi e liste (ad esempio la check list delle cose da portare quando si è via nel weekend)
  • elementi in scadenza – con la possibilità di avere un reminder prima della stessa e quindi subito sottomano il documento da verificare
  • scambi di email critici con i clienti in modo da tenerne traccia senza perdere tempo a salvarli in formati con procedimenti più lunghi
  • quella cosa che non ti ricordi mai (ad esempio alcune dimensioni di file da usare in casi specifici)
  • ecc… ecc…

E tu?

Come lo usi Evernote? Hai suggerimenti o vuoi scambiare un parere? Molto volentieri!