La mattina, quando accompagno i figli a scuola, mi capita spesso di incontrare altri genitori e parlando con loro c’è una frase che spesso emerge: “ci sono talmente tante cose da fare che ormai mi dimentico anche quelle essenziali…”
E ci credo! Prendiamo uno scenario tradizionale: prepari in fretta i figli, li porti a scuola, nel frattempo però hai letto le email e sei già con la testa nel mondo del lavoro. Poi arrivi a scuola, incontri altri genitori e ti ritrovi almeno un invito a una festa, e altre svariate cose senza contare i mille messaggi su Whatsapp. Poi vai sul lavoro, e vieni sommerso dalle richieste più disparate: da quelle veramente urgenti, ai “semplici” favori del tipo “quando hai un minuto”, senza contare le richieste che sono urgenti solo perchè è il principale o un cliente a chiedertele.
Ma non è finita: al pomeriggio, se ti va bene, devi ricordarti almeno: di fare la spesa; di prendere i figli da qualche parte e una decina di altre cose emerse nel frattempo.
Ebbene, capisci anche tu che la situazione diventa veramente complessa da gestire e, come se non bastasse, tutto questo ha una ulteriore conseguenza: ora hai il pensiero di dover ricordare tutte queste cose e la paura di dimenticarsene qualcuna.
Roba da non dormire.
Come essere più organizzati riducendo lo stress…
Ma come fare a risolvere questo stress aggiuntivo? Semplice. Esiste una regola che imparai quando lessi per la prima volta il libro “Fatto e Bene” di David Allen. La regola, tanto semplice quanto illuminante è questa:
“bisogna avere un unico posto dove scriversi tutte le cose da fare”
Questo è il segreto: un unico posto dove segnarsi tutto, svuotando la testa dalla paura di dimenticarsi qualcosa. Prova!
Se segui questa semplice abitudine ti accorgerai presto che buona parte della sensazione di fastidio e stress sparirà. Di notte dormirai meglio e di giorno non dimenticherai nulla!
Per vivere meglio è importantissimo quindi svuotare la mente dai ricordi inutili e avere un unico punto dove scrivere le cose da fare per portarle avanti oppure organizzarle meglio.
Carta o digitale?
Ma qual è il sistema migliore per prendere nota di tutto? Certamente puoi usare anche carta e penna che vanno benissimo. Io però preferisco usare strumenti digitali perché mi permettono di lavorare meglio e più velocemente.
Tra i vantaggi che ne traggo vi sono:
- non portare in giro altre cose oltre allo smartphone o il tablet
- avere elenchi sempre puliti senza avere di intralcio tutte le azioni concluse
- poter fare una ricerca immediata tra le note acquisite
- avere una sincronizzazione automatica tra smartphone e pc (quindi non dover riscrivere tutto)
- poter organizzare le note in progetti
- recuperare le note cancellate anche mesi prima
La procedura è semplice: quando devo ricordarmi qualcosa prendo un appunto sullo smartphone, poi torno in ufficio lo trovo già presente nel pc. A questo punto scelgo se organizzare meglio le note o completare qualcosa da fare.
Quali app usare?
Per poterti consigliare è importante che tu risponda a questa domanda: usi una sola famiglia di strumenti (ad es. Apple o Microsoft) oppure devices di diverse marche?
Uso pc, tablet e smartphone con lo stesso sistema
Allora usa pure gli strumenti già presenti nel sistema operativo:
- Apple: Note o Promemoria
- Android: Google Keep
- Microsoft: OneNote (questa app è molto più strutturata degli altri)
Uso sistemi diversi
Se invece, come molti, usi un pc con Windows, un ipad Apple e uno smartphone Android (solo per fare un esempio) allora hai bisogno di un sistema che funzioni su tutti ovvero di un sistema multipiattaforma. Ve ne sono molti ma uno dei più immediati (e gratuiti) è sicuramente:
Con Microsoft TO DO (ex Wunderlist) mi sono trovato molto bene perché:
- è multipiattaforma
- anche nella versione gratuita è veramente immediato e semplice da usare, quindi si carica velocemente e in pochi click hai già inserito la nota
- ha molte funzionalità
- si presenta con una grafica chiara e intuitiva.
- puoi usarlo direttamente online senza installare nulla
Incomincia a usarlo da subito e vedrai come starai meglio senza tutto il peso delle cose da ricordare.
Se poi non ti trovi, online ci sono veramente molte app con queste funzioni, scegli quella che più ti aggrada e incomincia a fare un po’ di pulizia nella tua testa.
Una app fondamentale per ricordarsi tutto senza stress, ti consiglio di approfondire il tutto qui: EVERNOTE
E tu quale app usi? Scrivimi nei commenti!
img by Microsoft To Do
